L’heure est venue de mettre un terme à l’improvisation avec Excel
Les entreprises comptent depuis trop longtemps sur Excel pour tout gérer – même pour leur clôture financière. Il existe de meilleurs outils pour ce travail.
Auteur: Michael Lengenfelder, Vice President FP&A, Unit4
Les processus étroitement imbriqués de consolidation financière, de clôture comptable et d’information financière (FCCR) sont des composantes obligatoires et essentielles de la réussite des opérations de gestion d’une entreprise. Néanmoins, certaines organisations continuent de penser que des feuilles de calcul constituent une meilleure approche qu’un logiciel dédié. Il ne fait aucun doute que dans les cabinets comptables, l’heure est venue de mettre un terme à l’improvisation avec Excel.
Ces processus de clôture sont souvent considérés comme allant de soi ; ils ne font pratiquement jamais la une de l’actualité, sauf en cas de malversation ou de défaillance catastrophique d’une entreprise. Toutefois, il est effrayant de constater que des entreprises pensent encore pouvoir gérer l’ensemble de leurs opérations financières en s’aidant de feuilles de calcul.
Une approche fondée sur les données
Examinons des données et un rapport instructif de Dresner, publié en octobre 2022, intitulé « Wisdom of Crowds Financial Consolidation, Close Management and Financial Reporting Market Study ». Dresner a constaté que 60 % seulement des entreprises interrogées utilisaient un logiciel spécialisé (que le cabinet d’analystes appelle « FCCR »), contre 62 % l’année précédente, et qu’un tiers des entreprises interrogées n’avaient pas l’intention (c’est moi qui insiste sur ce point) d’adopter l’une de ces solutions.
Il s’agit d’un phénomène inquiétant et quelque peu étrange. Pire encore, la tendance n’évolue pas favorablement, et elle semble en partie liée à l’âge et à l’ampleur des organisations.
Comme le dit Dresner :
« Le taux d’adoption des logiciels FCCR augmente avec l’âge de l’entreprise. Les organisations fondées depuis 16 ans ou plus affichent le niveau d’utilisation actuel le plus élevé, tandis que les organisations existant depuis 5 à 16 ans sont les plus susceptibles d’évaluer un logiciel FCCR ou d’envisager son adoption à l’avenir. »
Cependant, ce n’est pas comme si seules les petites ou jeunes entreprises n’utilisaient pas un logiciel FCCR : 25 % des grandes entreprises (1 000 à 10 000 employés) et 29 % des très grandes entreprises (10 000 employés et plus) n’utilisent pas non plus ces solutions.
L’excès de confiance dans Excel
Alors, qu’utilisent-elles, si elles n’utilisent pas un logiciel dédié ? Il est possible qu’elles poussent leurs systèmes ERP jusque dans leurs derniers retranchements ou qu’elles utilisent un système interne. Dans certains cas, toutefois, elles reviennent certainement à de simples feuilles de calcul.
L’excès de confiance dans Microsoft Excel peut être contagieux. Pendant des décennies, Excel a été le cheval de bataille des services financiers, et des centaines de millions de personnes l’utilisent chaque jour, tant sa familiarité et sa simplicité d’utilisation sont grandes. Toutefois, Excel ne dispose pas des garde-fous essentiels d’un logiciel FCCR dédié. Vous devez avoir conscience que si vous l’utilisez pour gérer l’un des aspects les plus importants de la probité fiscale, vous prenez un risque ; or, la prise de risque devrait être un anathème pour tout directeur financier. Néanmoins, je sais d’après mes propres observations, étayées par l’étude de Dresner, que de nombreuses entreprises persistent à le faire.
Bonnes pratiques
Pour la clôture comptable, l’idéal est de tirer parti d’intégrations préconfigurées, afin d’associer l’étendue et la portée d’un système ERP à un module FCCR dédié, et ainsi, de disposer d’un accès à toutes les données sources. Vous pouvez ainsi réaliser un examen approfondi de toutes les opérations afin de mieux comprendre leur relation avec la performance financière de l’entreprise.
D’une manière plus générale, je dirais qu’il faut adopter une approche différente lorsque l’on réfléchit aux logiciels financiers. Nous savons que l’utilisation de logiciels FP&A (Financial Planning & Analysis) est en plein essor, tout comme celle des logiciels d’information décisionnelle et de gestion des performances de l’entreprise (EPM, Enterprise Performance Management). Pourquoi ? Parce que les entreprises dépendent des données pour comprendre les tendances commerciales, percevoir les forces et les faiblesses de leurs propres opérations, identifier les défis et les opportunités et définir des stratégies de réussite, en modifiant leur approche lorsque la situation l’exige.
« Toute entreprise doit désormais être guidée par les données » : ce postulat est certes devenu une platitude, mais il reste vrai. Les données sont le rempart sans lequel nous sommes tous vulnérables et dérivons sans but ou sans vision claire de nos objectifs. Dresner remarque, dans un intéressant corollaire, qu’un pourcentage relativement élevé (64 %) des entreprises utilisant un logiciel FCCR déclarent que toutes leurs décisions sont guidées par les données. Tout dirigeant progressiste désire voir ses organisations se doter d’outils qui leur permettront d’observer leur environnement dans son ensemble et de bénéficier du meilleur point de vue possible, afin de prendre des décisions intelligentes, basées sur des flux de données fiables et actuelles, associées à un contexte pertinent.
Il en va tout autrement pour les entreprises qui choisissent de rester sur l’îlot d’Excel. Elles ont peu de chances d’identifier les anomalies, de valider la plausibilité ou d’automatiser les actions de sauvegarde. Essayons une autre métaphore. Les responsables de la consolidation financière, de la clôture comptable et de l’information financière sont comme les gardiens de but de la Ligue des champions. Ils sont des spécialistes, et ils défendent le sanctuaire que représentent leurs buts. Ne pas leur donner les outils pour faire leur travail revient en quelque sort à retirer leurs défenseurs centraux, qui les protègent contre les catastrophes, voire à leur confisquer leurs gants.
L’utilisation d’une application de productivité pour exécuter nos processus de clôture comptable ou en tant qu’ersatz d’outil de prévision doit donc être reléguée aux oubliettes de l’histoire. Nous pouvons faire beaucoup mieux.
Contact Presse :
Bart Beeusaert
Gunther De Backer
À propos de Michael Lengenfelder, Vice-President Application Design FP&A
Michael Lengenfelder a rejoint l’ancienne société prevero Austria GmbH il y a 17 ans de cela, en tant que consultant, et fait depuis partie de l’aventure Unit4 FP&A. Il possède une expérience et des connaissances étendues dans le domaine du conseil et de l’application FP&A. Il a occupé les postes de Vice-President Business Unit Utilities en 2013, Vice-President Finance en 2015, Vice-President Application Design en mai 2018 et, plus récemment, Head of FP&A Product Management en avril 2021.
À propos de Unit4
Les solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP, Enterprise Resource Planning) de nouvelle génération de Unit4 soutiennent de nombreuses entreprises de taille moyenne à travers le monde. Elles réunissent les capacités des services financiers, d’approvisionnement, de gestion de projet, des relations humaines et de planification et d’analyse financières pour permettre le partage d’informations en temps réel et fournir des informations approfondies, afin d’aider les organisations à accroître leur efficacité. En associant notre connaissance des entreprises de taille moyenne à l’attention continue que nous portons aux personnes, nous avons élaboré des solutions flexibles, capables de répondre aux besoins uniques et changeants des clients. Unit4 sert plus de 5 100 clients dans le monde entier dans différents secteurs, parmi lesquels ceux des services professionnels, des organisations à but non lucratif et du secteur public. L’entreprise compte des clients tels que Southampton City Council, Metro Vancouver, Buro Happold, Devoteam, Save the Children International, Global Green Growth Institute et Oxfam America. Pour plus d’informations, consultez www.unit4.com.
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